Informativa per Soggetti Interessati: segnalante (whistleblowing)
Egregio Signore Gentile Signora
INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del “Regolamento (Ue) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche, con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché della libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati”) (di seguito solo il “Regolamento”).
Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento, la società “M&C Saatchi Spa” (di seguito la “Società” o il “Titolare”), con sede legale in Milano Via Cesare Battisti 23 e sede operativa in Milano, Viale Montenero 76, in persona del proprio legale rappresentante pro–tempore, con la presente Le fornisce le seguenti informazioni con riferimento ai dati da Lei forniti.
Il trattamento dei suddetti dati avverrà in osservanza di quanto previsto dal Regolamento, dal D.Lgs. 196/2003 così come modificato ed integrato dal D. Lgs. 101/2018.
I dati da lei direttamente forniti per segnalare, nell’interesse dell’integrità della Società, presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio o fornitura con la Società, verranno trattati dalla Società stessa per gestire tali situazioni.
I dati personali sono dunque acquisiti in quanto contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti a questa allegati, si riferiscono al soggetto segnalante e possono altresì riferirsi a persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate.
In particolare, per svolgere le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché, se del caso, adottare adeguate misure correttive e intraprendere le opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite.
Il trattamento in questione può comportare il conferimento, tramite compilazione di un form su apposita procedura informatica, di: dati anagrafici, codice fiscale, dati di contatto, dati sulla qualifica professionale ricoperta e dati e informazioni ulteriori connessi alla condotta illecita riportata.
La predetta piattaforma informatica è dotata di un protocollo di crittografia che garantisce la segregazione dell’identità del segnalante dal contenuto della segnalazione.
Solo ove strettamente necessario ai fini dell’attività di verifica o su istanza degli organi esterni inquirenti, si potrà, riportando adeguata motivazione, effettuare l’associazione della segnalazione con l’identità del segnalante. In tal caso, ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non sia opponibile per legge (ad esempio, indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo), l’identità del segnalante viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione e tutti i soggetti afferenti della Società che eventualmente ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.
Il trattamento dei dati personali è improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti dell’interessato, nonché agli ulteriori principi previsti dall’art. 5 del Regolamento.
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M&C Saatchi Spa – sede operativa Milano Viale Monte
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1. Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento
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Nero 76 – Telefono 0236748250 sito web www.mcsaatchi- milano.com e-mail di riferimento privacy@mcsaatchi-
milano.com
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2. Categorie di dati trattati
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- dati personali comuni di cui all’art. 4, punto 1, del GDPR del Segnalante (nel caso di Segnalazioni non anonime), come definiti dalla Procedura Whistleblowing (di seguito “Interessati”), quali: dati anagrafici (ad es. nome, cognome, data e luogo di nascita), dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail).
- dati particolari di dati di cui all’art. 9) del GDPR, qualora inserite nella segnalazione (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale)
- dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10 GDPR).
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3. Finalità del trattamento cui sono destinati i dati, nonché base giuridica del trattamento
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I suddetti dati personali sono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:
- gestione della Segnalazione effettuata ai sensi del d.lgs. n. 24/2023;
- adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria;
- difesa o accertamento di un di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.
La base giuridica del trattamento è costituita:
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- per la finalità di cui alla lettera a), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR); inoltre, per le segnalazioni registrate raccolte telefonicamente
o tramite sistemi di messaggistica vocale o comunque in forma orale, dal consenso del Segnalante (art.
6, par. 1, lett. a) del GDPR);
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- per le finalità di cui alla lettera b), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR).
- per le finalità di cui alla lettera c), dal legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR)
Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra; il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.
Si precisa che, in ragione di quanto disposto dall’art. 54- bis D.lgs. 165/2001, nel caso in cui la segnalazione portasse all’instaurazione di un procedimento disciplinare nei confronti del responsabile della condotta illecita, l’identità del segnalante non verrà mai rivelata. Qualora la conoscenza dell’identità del segnalante fosse indispensabile per la difesa dell’incolpato, verrà domandato al segnalante se intende rilasciare un apposito, libero consenso ai fini della rivelazione della propria identità.
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4. Eventuali destinatari o eventuali categorie di destinatari dei dati personali
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- operatori interni alla gestione del portale web;
- Professionisti e consulenti di cui si avvale la Società per lo svolgimento della propria attività;
Inoltre, possono venire a conoscenza dei Suoi Dati:
- i responsabili del trattamento designati dalla Società per le attività assistenza IT,
- i soggetti che operano sotto l’Autorità del Titolare o del Responsabile del trattamento.
L’elenco aggiornato di tali soggetti è disponibile su richiesta al Titolare del trattamento
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5. Periodo di conservazione dei dati, oppure i criteri utilizzati per determinare il periodo
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Le segnaliamo che, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 del GDPR, il periodo di conservazione dei Suoi dati personali è:
- le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all'articolo 12 del decreto legislativo n. 24 del 2023;
- stabilito per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati per l'esecuzione e l'espletamento delle finalità contrattuali;
- stabilito per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati e nel rispetto dei tempi obbligatori prescritti dalla legge.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.
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6. Diritti dell’interessato: accesso ai dati personali - rettifica o cancellazione degli stessi o limitazione del trattamento - opposizione al trattamento, portabilità dei dati.
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Potrà esercitare i Suoi diritti rivolgendosi a: Carlo Noseda, Delegato del trattamento, e-mail di contatto privacy@mcsaatchi-milano.com
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7. Diritto di proporre reclamo a un’autorità
di controllo
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Lei potrà proporre reclamo rivolgendosi all’Autorità di
controllo (www.garanteprivacy.it)
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8. Revoca del consenso
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Ha il diritto di revocare il consenso da Lei eventualmente reso, rivolgendosi a: privacy@mcsaatchi-milano.com
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9. Trasferimento di dati verso un paese terzo
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I Suoi dati personali non saranno trasferiti verso paesi terzi
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10. Comunicazione dei dati personali
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Il conferimento dei dati personali è facoltativo. Il mancato conferimento potrebbe tuttavia pregiudicare l’istruttoria della segnalazione: le segnalazioni anonime, infatti, verranno prese in considerazione solo ove si presentino adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, in modo da far emergere fatti e situazioni connessi a contesti determinati.
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Modalità di trattamento dei dati e sicurezza
Il trattamento dei Suoi Dati potrà effettuarsi con o senza l’ausilio di strumenti elettronici o comunque automatizzati, informatici o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate. La Società ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio. I Suoi dati personali saranno conservati sui nostri server protetti (o copie cartacee idoneamente archiviate) o su quelli dei nostri fornitori, e saranno accessibili ed utilizzabili in base ai nostri standard e alle nostre policy di sicurezza (o standard equivalenti per i nostri fornitori).
Il sistema di gestione delle Segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023
Milano, 15 dicembre 2023 Il Titolare del Trattamento
Informativa per Soggetti Interessati: segnalato (whistleblowing)
INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 – 14 del “Regolamento (Ue) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche, con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché della libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati”) (di seguito solo il “Regolamento”).
Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento, la società “M&C Saatchi Spa” (di seguito la “Società” o il “Titolare”), con sede legale in Milano Via Cesare Battisti 23 e sede operativa in Milano, Viale Montenero 76, in persona del proprio legale rappresentante pro–tempore, con la presente Le fornisce le seguenti informazioni.
Il trattamento dei suddetti dati avverrà in osservanza di quanto previsto dal Regolamento, dal D.Lgs. 196/2003 così come modificato ed integrato dal D. Lgs. 101/2018.
I dati forniti per segnalare, nell’interesse dell’integrità della Società, presunte condotte illecite verranno trattati dalla Società stessa per gestire tali situazioni.
I dati personali sono dunque acquisiti in quanto contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti a questa allegati, si riferiscono al soggetto segnalante e possono altresì riferirsi a persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate.
In particolare, per svolgere le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché, se del caso, adottare adeguate misure correttive e intraprendere le opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite.
Il trattamento dei dati personali è improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti dell’interessato, nonché agli ulteriori principi previsti dall’art. 5 del Regolamento.
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- Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento
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M&C Saatchi Spa – sede operativa Milano Viale Monte Nero 76 – Telefono 0236748250 sito web www.mcsaatchi-milano.com e-mail di riferimento privacy@mcsaatchi-milano.com
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- Categorie di dati trattati
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- dati personali comuni di cui all’art. 4, punto 1, del GDPR come definiti dalla Procedura Whistleblowing (di seguito “Interessati”), quali: dati anagrafici (ad es. nome, cognome, data e luogo di nascita), dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail).
- dati particolari di dati di cui all’art. 9) del GDPR, qualora inserite nella segnalazione (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale)
- dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10 GDPR).
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- Finalità del trattamento cui sono destinati i dati, nonché base giuridica del trattamento
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I suddetti dati personali sono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:
a) gestione della Segnalazione effettuata ai sensi del d.lgs. n. 24/2023;
b) adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria;
c) difesa o accertamento di un di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.
La base giuridica del trattamento è costituita:
- per la finalità di cui alla lettera a), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del
trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR); inoltre, per le segnalazioni registrate raccolte telefonicamente
o tramite sistemi di messaggistica vocale o comunque in forma orale, dal consenso del Segnalante (art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR);
- per le finalità di cui alla lettera b), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del
trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR).
- per le finalità di cui alla lettera c), dal legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR)
Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra; il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.
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- Eventuali destinatari o eventuali categorie di destinatari dei dati personali
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- operatori interni alla gestione del portale web;
- Professionisti e consulenti di cui si avvale la Società per lo svolgimento della propria attività;
Inoltre, possono venire a conoscenza dei Suoi Dati:
- i responsabili del trattamento designati dalla Società per le attività assistenza IT,
- i soggetti che operano sotto l’Autorità del Titolare o del Responsabile del trattamento.
L’elenco aggiornato di tali soggetti è disponibile su richiesta al Titolare del trattamento
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- Periodo di conservazione dei dati, oppure i criteri utilizzati per determinare il periodo
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Le segnaliamo che, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 del GDPR, il periodo di conservazione dei Suoi dati personali è:
- le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all'articolo 12 del decreto legislativo n. 24 del 2023;
- stabilito per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati per l'esecuzione e l'espletamento delle finalità contrattuali;
- stabilito per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati e nel rispetto dei tempi obbligatori prescritti dalla legge.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.
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- Diritti dell’interessato: accesso ai dati personali - rettifica o cancellazione degli stessi o limitazione del trattamento - opposizione al trattamento, portabilità dei dati.
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Potrà esercitare i Suoi diritti rivolgendosi a: Carlo Noseda, Delegato del trattamento, e-mail di contatto privacy@mcsaatchi-milano.com
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- Diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo
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Lei potrà proporre reclamo rivolgendosi all’Autorità di controllo (www.garanteprivacy.it)
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- Revoca del consenso
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Ha il diritto di revocare il consenso da Lei eventualmente reso, rivolgendosi a: privacy@mcsaatchi-milano.com
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- Trasferimento di dati verso un paese terzo
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I Suoi dati personali non saranno trasferiti verso paesi terzi
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- Comunicazione dei dati personali
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Il conferimento dei dati personali è facoltativo. Il mancato conferimento potrebbe tuttavia pregiudicare l’istruttoria
della segnalazione: le segnalazioni anonime, infatti, verranno prese in considerazione solo ove si presentino
adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, in modo da far emergere fatti e situazioni connessi a contesti determinati.
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Modalità di trattamento dei dati e sicurezza
Il trattamento dei Suoi Dati potrà effettuarsi con o senza l’ausilio di strumenti elettronici o comunque automatizzati, informatici o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate. La Società ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio. I Suoi dati personali saranno conservati sui nostri server protetti (o copie cartacee idoneamente archiviate) o su quelli dei nostri fornitori, e saranno accessibili ed utilizzabili in base ai nostri standard e alle nostre policy di sicurezza (o standard equivalenti per i nostri fornitori).
Il sistema di gestione delle Segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023.
Milano, 15 dicembre 2023
Il Titolare del Trattamento
Informativa per Soggetti Interessati: ricevente (whistleblowing)
Egregio Signore Gentile Signora
INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del “Regolamento (Ue) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche, con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché della libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati”) (di seguito solo il “Regolamento”).
Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento, la società “M&C Saatchi Spa” (di seguito la “Società” o il “Titolare”), con sede legale in Milano Via Cesare Battisti 23 e sede operativa in Milano, Viale Montenero 76, in persona del proprio legale rappresentante pro–tempore, con la presente Le fornisce le seguenti informazioni con riferimento ai dati da Lei forniti.
Il trattamento dei suddetti dati avverrà in osservanza di quanto previsto dal Regolamento, dal D.Lgs. 196/2003 così come modificato ed integrato dal D. Lgs. 101/2018.
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1. Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento
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M&C Saatchi Spa – sede operativa Milano Viale Monte Nero 76 – Telefono 0236748250 sito web www.mcsaatchi-
milano.com e-mail di riferimento privacy@mcsaatchi- milano.com
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2. Categorie di dati trattati
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- Dati personali (quali ad esempio: nome, cognome, indirizzo, e-mail, recapiti telefonici)
- Log File di Navigazione Internet.
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3. Eventuali destinatari o eventuali categorie di destinatari dei dati personali
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- operatori interni alla gestione del portale web;
- Professionisti e consulenti di cui si avvale la Società per lo svolgimento della propria attività;
Inoltre, possono venire a conoscenza dei Suoi Dati:
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- i responsabili del trattamento designati dalla Società per le attività assistenza IT,
- i soggetti che operano sotto l’Autorità del Titolare o del Responsabile del trattamento.
L’elenco aggiornato di tali soggetti è disponibile su richiesta al Titolare del trattamento
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4. Periodo di conservazione dei dati, oppure i criteri utilizzati per determinare il periodo
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Le segnaliamo che, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 del GDPR, il periodo di conservazione dei Suoi dati personali è:
- le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all'articolo 12 del decreto legislativo n. 24 del 2023;
- stabilito per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati per l'esecuzione e l'espletamento delle finalità contrattuali;
- stabilito per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati e nel rispetto dei tempi obbligatori prescritti dalla legge.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.
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5. Diritti dell’interessato: accesso ai dati personali - rettifica o cancellazione degli stessi o limitazione del trattamento - opposizione al trattamento, portabilità
dei dati.
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Potrà esercitare i Suoi diritti rivolgendosi a: Carlo Noseda, Delegato del trattamento, e-mail di contatto privacy@mcsaatchi-milano.com
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6. Diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo
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Lei potrà proporre reclamo rivolgendosi all’Autorità di controllo (www.garanteprivacy.it)
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7. Revoca del consenso
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Ha il diritto di revocare il consenso da Lei eventualmente reso, rivolgendosi a: privacy@mcsaatchi-milano.com
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8. Trasferimento di dati verso un paese terzo
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I Suoi dati personali non saranno trasferiti verso paesi terzi
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9. Comunicazione dei dati personali
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La comunicazione dei Suoi dati è un obbligo contrattuale o precontrattuale o di legge per le finalità indicate al punto 3) lett. a), b), c); pertanto un eventuale Suo rifiuto al conferimento può dar luogo all’impossibilità per il Titolare di dare esecuzione al rapporto in essere
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Modalità di trattamento dei dati e sicurezza
Il trattamento dei Suoi Dati potrà effettuarsi con o senza l’ausilio di strumenti elettronici o comunque automatizzati, informatici o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate. La Società ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio. I Suoi dati personali saranno conservati sui nostri server protetti (o copie cartacee idoneamente archiviate) o su quelli dei nostri fornitori, e saranno accessibili ed utilizzabili in base ai nostri standard e alle nostre policy di sicurezza (o standard equivalenti per i nostri fornitori).
Il sistema di gestione delle Segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023
Milano, 15 dicembre 2023
Il Titolare del Trattamento
